Tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittely Tornion kaupungin opetuksen asiakas-rekisterissä

Tornion kaupunki

Laatimispäivä: 20.08.2018
Muokkauspäivä: 8.2.2019

Miten käsittelemme henkilötietojasi Tornion kaupungin opetuksen asiakas-rekisterissä?
Toimimme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä
Tornion kaupunki
Suensaarenkatu 4, 95400 Tornio
+358 1643 211
kirjaamo@tornio.fi

2. Rekisterin vastuuhenkilö
Sivistystoimenjohtaja


3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Primus-pääkäyttäjä (Kivirannan koulu)
+358 50 597 1648
Tapiolantie 8, 95410 Tornio
kirjaamo@tornio.fi

Primus-pääkäyttäjä (Raumon koulu)
Raumontie 100, 95460 Tornio
+358 40 620 7997
kirjaamo@tornio.fi

4. Tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojavastaava ja yhteystiedot
Kaupungin tietosuojavastaava
Suensaarenkatu 4, 95400 Tornio
+358 (0)40 5971 341
tietosuojavastaava@tornio.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn päätarkoitus ja -peruste ovat varhaiskasvatuslain mukaisen esiopetuksen sekä perusopetus- ja lukiolain mukaisen opetuksen ja toiminnan järjestäminen sekä toteuttaminen.
Valokuvaamiseen/kuvien julkaisemiseen liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn omalle koululleen antamaan erilliseen suostumukseen henkilötietojen käsittelystä.

6. Rekisterin tietosisältö (Art. 14)
Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
- oppilaan/opiskelijan henkilö- ja yhteystiedot, sukupuoli, äidinkieli, kansallisuus, uskonto, opetukseen osallistumiseen liittyvä historia: esiopetukseen ja kouluun ilmoittautuminen, päätökset, erityisen tuen päätökset, oppilaan arviointitiedot, oppilaan ainevalinnat ja niiden suoritustiedot, oppilaan läsnä- ja poissaolotiedot, oppilaan huoltajan oppilasilmoituksessa ilmoittamat terveystiedot sekä muu opetuksen järjestämiseen liittyvät tiedot
- aamu- ja iltapäivätoimintaan liittyvät tiedot
- koulukuljetukseen liittyvät tiedot
- valmistavaan opetukseen sekä lisäopetukseen liittyvät tiedot
- yksittäistä oppilasta koskevat pedagogisen tuen järjestämiseen liittyvät tiedot ja dokumentaatio
- huoltajan suostumukseen perustuvat tiedot, kuten valokuvauslupa
- hankkeiden rahoittajien määrittämät tiedot.
- huoltajien yhteystiedot
- koulun henkilökunnan henkilö- ja yhteystiedot, koulutustiedot ja palvelussuhdetiedot

Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki ne tiedot, jotka syntyvät niiden yhdistysten ja yritysten toiminnasta, joiden kanssa Tornion kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.

7. Mistä henkilötiedot on saatu? (Art. 14).
Oppilaan/opiskelijan tiedot: huoltajilta, hakemuksesta, väestörekisteristä, aiemmista oppilaitoksista
Huoltajien tiedot: huoltajilta itseltään, hakemuksesta ja väestörekisteristä
Koulun ja oppilashuollon henkilöstön tiedot: henkilöstöltä itseltään
Oppilaan/opiskelijan koulunkäyntiin liittyvä dokumentaatio: opettajilta ja viranhaltijapäätöksistä

8. Henkilötietojen säilytysajan määrittämiskriteerit
Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan kunnan arkistonmuodostussuunnitelmaa / tiedonohjaussuunnitelmaa, lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja sekä Kansallisarkiston määräyksiä ja Kuntaliiton suosituksia. Esimerkiksi päättötodistukset säilytetään pysyvästi ja pedagogiset asiakirjat 10 vuotta oppivelvollisuuden päättymisestä.

9. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Opetushallituksen KOSKI-järjestelmään luovutetaan laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä määrätyt tiedot. KOSKI-järjestelmästä voidaan luovuttaa edelleen tietoja viranomaiselle, jolla lain säännöksen tai laissa säädetyn tehtävänsä perusteella on oikeus saada tietoja opetuksen tai
koulutuksen järjestäjältä.

Oppilaiden yksilöinti-, yhteys- ja koulutietoja luovutetaan tarvittaessa kouluterveydenhuollon, koulupsykologien ja kuraattoreiden asiakassovelluksiin sekä vakuutusyhtiölle tapaturmien yhteydessä.

Oppilaan siirtyessä toisen opetuksenjärjestäjän opetukseen luovutetaan perusopetuslain mukaisesti uudelle opetuksenjärjestäjälle opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot.

Koulukuljetuksen piiriin kuuluvien oppilaiden osalta luovutetaan tarvittavat tiedot koulukuljetuksen järjestäjille sekä aamu- ja iltapäivätoimintaan osallistuvien osalta toiminnasta vastaaville työntekijöille.

Kelalle luovutetaan KOSKI-palvelusta perusopetuksen sekä toisen asteen koulutuksen tietoja opintoetuuksien, työttömyysturvaetuuksien, perustoimeentulotuen, koululaiseläkkeiden ja kuntoutusetuuksien käsittelyä varten.

Tilastokeskukselle luovutetaan ilman henkilötunnisteita seuraavat tiedot: oppilasmäärät, erityisopetukseen osallistumisen tiedot, ainevalinnat ja tietoja oppilaitoksen tietoteknisistä laitteista.

Lukiot lähettävät lukio-opiskelijoiden henkilö- ja läsnäolotiedot.

Maahanmuuttovirastolle luovutetaan KOSKI-palvelusta perusopetuksen ja toisen asteen koulutuksen tietoja. Maahanmuuttovirasto käyttää tietoja suoritetuista tutkinnoista ja opiskeluajoista kansalaisuushakemusten käsittelyssä sekä tietoja opiskeluoikeuksista, opintosuorituksista ja suoritetuista tutkinnoista oleskelulupien käsittelyssä.

Ylioppilastutkintolautakunnalle luovutetaan ylioppilaskirjoituksiin osallistuvien henkilötiedot, kirjoitusaineet ja suoritettujen kurssien määrät.

Oppimateriaalitoimittajille ja sähköisten oppimisalustojen toimittajille luovutetaan nimi- ja luokkatietoja käyttäjätunnuksien luomista varten.

Kaupungin toiminnan kehittämistä, laskutusta, tilastointia ja järjestelmien testausta varten tietoja voidaan yhdistää muihin tietoihin (esim. koulumatkojen laskentaa varten).

10. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot Euroopan Unionin tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle ja tiedot käytettävistä suojaustoimista
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tarkistaa rekisterissä olevat tietonsa sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Näistä ja muista rekisteröidyn oikeuksista on säädetty tietosuoja-asetuksen artikloissa 13–15. Tietojen poistamisoikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai kunnalle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojensa käsittelystä koululleen antamansa, valokuvaamista ja valokuvien julkaisemista koskeva suostumus. Peruutus tehdään kirjallisena omalle koululle.

Pyyntö käyttää oikeutta tehdään tietosuojavastaavalle kaupungin kotisivuilta löytyvällä lomakkeella tai täyttämällä lomake tietosuojavastaavan luona.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä kieltäytyy pyynnöstäsi, eikä kieltäytymiselle ole mielestäsi perusteita.
Tietojen pyytäminen on maksutonta kerran vuodessa samasta rekisteristä. Rekisterinpitäjä voi periä tietojen pyytäjältä kohtuullisen maksun, mikäli pyyntö sisältää tiedoista useampia jäljennöksiä. Rekisterinpitäjä voi myös periä kohtuullisen maksun, jos tiedon pyytäjän pyyntö on perusteeton tai kohtuuton.

Tämä tiedote pdf-tiedostona